Inwieweit der Chef die Urlaubsplanung beeinflussen darf

Viele Arbeitnehmer machen sich bereits jetzt Gedanken, wann sie ihren nächsten Jahresurlaub nehmen wollen. Welche Rechte und Pflichten es bei der Urlaubsplanung zu berücksichtigen gibt.

Als Arbeitnehmer kann man seinen Urlaub nicht in jedem Fall nehmen, wann es einem gefällt, sondern muss die Urlaubsplanung vom Arbeitgeber genehmigen lassen. Doch auch der Arbeitgeber kann einen Urlaubswunsch nicht ohne triftigen Grund einfach ablehnen. Diese und andere Rechte und Pflichten rund um den Urlaub sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen, um Konflikte zu vermeiden.

Wer seine Urlaubsplanung mit den Kollegen und dem Arbeitgeber frühzeitig abstimmt, erspart sich oftmals unnötigen Streit. Grundsätzlich ist man als Arbeitnehmer verpflichtet, seinen Urlaub zumindest vom Arbeitgeber genehmigen zu lassen. In der Regel ist der Arbeitgeber an den Terminwunsch des Arbeitnehmers gebunden.

Allerdings kann er aufgrund dringender betrieblicher Gründe oder sozialer Belange von Kollegen auch einen Urlaubswunsch verneinen und einen Alternativtermin vorschlagen. Der Arbeitgeber entscheidet auch, wenn sich Kollegen über ihre Urlaubstermine nicht einigen können. Diese und andere Rechte und Pflichten rund um den Urlaub sind im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geregelt.

Gründe für einen abgelehnten Urlaubswunsch

Will beispielsweise ein Arbeitnehmer ohne und einer mit schulpflichtigen Kindern während der Schulferien Urlaub nehmen, hat aus sozialen Gründen üblicherweise der Terminwunsch des Beschäftigten mit Schulkindern Vorrang.

Dringliche betriebliche Gründe, die es dem Arbeitgeber erlauben, einem Urlaubswunsch nicht stattzugeben, sind, wenn es durch das Fehlen eines Beschäftigten aufgrund seines gewählten Urlaubstermins zu einer erheblichen Beeinträchtigung des Betriebslaufs kommen würde. Dies kann beispielsweise in bestimmten Zeiten mit erhöhtem Arbeitsaufkommen durch geplante Saisontätigkeiten oder Inventurarbeiten der Fall sein.

Allerdings kann ein Arbeitgeber einen bereits genehmigten Urlaub nur in einer unvorhersehbaren und für den Betrieb ohne den Mitarbeiter existenzgefährdenden Notsituation im Nachhinein streichen. Zudem kann ein Arbeitnehmer nicht verpflichtet werden, während seines Urlaubs per Smartphone oder in sonstiger Weise erreichbar zu bleiben. Konkret muss ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber weder die private Mobilfunknummer noch seine genaue Urlaubsadresse mitteilen.

Krank im Urlaub

Ein Arbeitnehmer darf dagegen nicht ohne die Zustimmung des Arbeitgebers eigenmächtig einen Urlaub antreten oder verlängern. Verstößt er dagegen, dann kann ihm ohne vorherige Abmahnung fristlos gekündigt werden, wie diverse Gerichtsurteile belegen.

So endet ein Urlaub, selbst wenn man während der Urlaubszeit krank war, am genehmigten letzten Urlaubstag. Eine eigenmächtige Verlängerung des Urlaubes um die Urlaubstage, die man krank war, – also ohne Rücksprache mit dem Arbeitgeber – ist nicht zulässig.

Allerdings bleiben die Urlaubstage, die wegen der nachgewiesenen Krankheit nicht genommen wurden, erhalten und können nach Absprache mit dem Arbeitgeber zu einem anderen Zeitpunkt genommen werden.

Wann der Urlaub genommen werden muss

Der gesamte Jahresurlaub ist gemäß Paragraf 7 BUrlG im jeweiligen Kalenderjahr zu nehmen, in dem er angefallen ist. Nur wenn dies aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, zum Beispiel, weil man längere Zeit krank war, nicht oder nur zum Teil möglich war, können die restlichen Urlaubstage bis 31. März des Folgejahres genommen werden. Es kann im Arbeits- oder Tarifvertrag aber auch ein noch späterer Termin vereinbart sein.

Übrigens: Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 9 AZR 541/15) ist ein Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer rechtzeitig auf einen vorhandenen Resturlaub hinzuweisen sowie mitzuteilen, wann dieser verfällt, sofern der Arbeitnehmer keine Urlaubsplanung dafür eingereicht hat. Unterlässt ein Arbeitgeber diese Mitteilung, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.

Kann der Arbeitgeber jedoch nachweisen, dass er den Mitarbeiter ausdrücklich über die Folgen aufgeklärt und ihm rechtzeitig die Möglichkeit gegeben hat, den entsprechenden Urlaub zu nehmen, kann der Urlaubsanspruch verfallen, wenn der Beschäftigte keinen Urlaub beantragt hat. Normalerweise ist es nicht möglich, auf Urlaubstage zu verzichten und sich diese stattdessen finanziell abgelten zu lassen. Eine Ausnahme gibt es jedoch, wenn wegen eines Arbeitgeberwechsels der Urlaub beim bisherigen Arbeitgeber nicht mehr angetreten werden kann.

Mindesturlaubsanspruch

Wenn im Arbeits-, Betriebs- oder Tarifvertrag nichts anderes geregelt ist, hat ein Arbeitnehmer nach Paragraf 3 BUrlG pro Kalenderjahr einen Urlaubsanspruch von mindestens 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche und 20 Werktagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Als Werktage zählen Montag bis einschließlich Samstag, nicht jedoch Sonntage und Feiertage.

Wer Teilzeit arbeitet, erhält einen anteiligen Urlaub. Bei einer Drei-Tage-Woche wären es beispielsweise zwölf Werktage.

Jugendliche haben gemäß Paragraf 19 Jugendarbeitsschutz-Gesetz je nach Alter einen Mindesturlaubsanspruch zwischen 25 und 30 Werktagen. Schwerbehinderten steht laut Paragraf 208 SGB IX (Neuntes Sozialgesetzbuch) zusätzlich zum normalen Mindesturlaubsanspruch ein bezahlter Urlaub von weiteren fünf Werktagen im Kalenderjahr zu.

Mindestens zwölf Tage am Stück

Wer als Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch von mehr als zwölf Werktagen hat, hat gemäß Paragraf 7 BUrlG zudem das Recht, mindestens zwölf Werktage am Stück Urlaub zu nehmen. Schon während der Probezeit hat ein Arbeitnehmer einen anteiligen Urlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs. Wer beispielsweise seit drei Monaten neu in einem Betrieb tätig ist, hat bei einer Fünf-Tage-Woche einen Anspruch von fünf Urlaubstagen.

Es liegt jedoch im Ermessen des Arbeitgebers, ob ein Arbeitnehmer während der ersten sechs Monate seiner Beschäftigung bereits Urlaubstage nehmen darf.

Umfangreiche Informationen zu den Rechten und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber unter anderem zum Thema Urlaub enthält die aktualisierte und kostenlos herunterladbare Broschüre „Arbeitsrecht“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Kostenschutz bei Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber

Arbeitnehmer, die mit ihrem Arbeitgeber wegen des Urlaubs oder anderer Angelegenheiten, die das Arbeitsverhältnis betreffen, Streit haben, können ihr Recht notfalls gerichtlich einklagen. Allerdings müssen bei einem Arbeitsrechtsstreit vor Gericht der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer in der ersten Instanz jeweils die eigenen Rechtsanwaltskosten selbst tragen – und zwar unabhängig wer gewinnt.

Wer als Arbeitnehmer eine Privatrechtsschutz-Versicherung, die einen Berufsrechtsschutz enthält, hat, entgeht diesem Kostenrisiko. Denn eine solche Police übernimmt unter anderem die Anwalts- und Prozesskosten, wenn der Versicherer vorab eine Leistungszusage gegeben hat.

Viele dieser Rechtsschutzpolicen beinhalten auch die Kostenübernahme für ein Meditationsverfahren. Gerade wenn Streitparteien auch künftig aufeinandertreffen, wie dies beispielsweise bei einem Konflikt mit dem Arbeitgeber möglich ist, kann es sinnvoll sein, zu versuchen, den Streit mit einem Meditationsverfahren zu klären, bevor man ein Gericht entscheiden lässt.

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