Ordnung im Papierkram

Kaufbelege, Dokumente, Bedienungsanleitungen, Steuerunterlagen und vieles mehr – auch in Privathaushalten sammeln sich zahlreiche Unterlagen an. Grund genug, regelmäßig auszumisten. Allerdings sollte man wissen, was weggeworfen werden kann oder was doch noch aufzubewahren ist.

Spätestens wenn Schubladen kaum mehr zugehen und Ordner sich nicht mehr schließen lassen, gilt es Ordnung zu schaffen und Unnützes und Unnötiges zu entsorgen. Doch nicht alles kann man getrost dem Papierkorb übergeben: Manche Dokumente und Papiere sollten sogar überhaupt nie weggeworfen werden, bei anderen gilt es bestimmte Fristen zu beachten, um Problemen aus dem Weg zu gehen und finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Kaufquittungen, Kontoauszüge, Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträge, Renten-, Kindergeld- und Steuerbescheide, aber auch Versicherungspolicen, Zeugnisse und allerlei andere Unterlagen finden sich praktisch in jedem Haushalt.

Damit man hier nicht den Überblick verliert, sollten diese Papiere nicht nur regelmäßig geordnet, sondern auch systematisch aussortiert werden. Allerdings gibt es dabei einiges zu beachten.

Rechnungen und Belege

Verbraucher haben zum Beispiel gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgenden BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ein Gewährleistungsrecht für mindestens zwei Jahre nach dem Kauf. Dies gilt für bewegliche Güter wie Möbel oder Elektrogeräte. Vor Ablauf dieser Gewährleistung sollten Quittungen, die den Kaufzeitpunkt belegen, nicht entsorgt werden, denn sonst wird es schwer, eben diese Ansprüche durchzusetzen. Gibt der Hersteller oder Händler eine weiterreichende Garantie, die über diese Zeitspanne hinausgeht, so sollten auch die Quittungen mindestens so lange aufbewahrt werden.

Ein Privatkunde, der Arbeiten von einem Handwerker erledigen lässt, hat bei Mängeln übrigens ebenfalls ein zweijähriges Gewährleistungsrecht. Innerhalb dieses Zeitraums kann er beispielsweise eine Nachbesserung verlangen. Geht es um Handwerkerleistungen bei einem Neubau, einem Umbau oder einer umfangreichen Gebäudereparatur, besteht gemäß Paragraf 438 BGB sogar ein fünfjähriges Gewährleistungsrecht. Deshalb sind Handwerkerrechnungen entsprechend lange aufzubewahren.

Um nachweisen zu können, dass eine Handwerkerleistung nicht durch Schwarzarbeit erbracht wurde, besteht für Privatpersonen gemäß Paragraf 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sogar eine Verpflichtung, Handwerkerrechnungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsdauer ist meist auf der Rechnung angegeben und beträgt in der Regel zwei Jahre. Unabhängig davon ist es sinnvoll, Rechnungen über den Kauf, den Bau oder die Renovierung eines Hauses oder einer Wohnung dauerhaft aufzubewahren, um den Wert einer Immobilie besser einschätzen zu können.

Kontoauszüge, Mietverträge und Steuerunterlagen

Privatpersonen sollten Kontoauszüge mindestens vier Jahre lang aufbewahren und zwar aus zweierlei Gründen. Einerseits kann das Finanzamt einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die man steuerlich geltend gemacht hat, innerhalb von drei Jahren anfordern. Andererseits unterliegen nahezu alle Alltagsgeschäfte einer dreijährigen Verjährungsfrist. Das bedeutet: Ein Verkäufer kann einen noch nicht gezahlten Kaufpreis drei Jahre lang einfordern. Hat man bezahlt, kann man das mit dem entsprechenden Kontoauszug zweifelsfrei nachweisen.

Aus dem gleichen Grund sollten auch Mietverträge und -vertragsänderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch dann, wenn ein Mietvertrag beendet wurde, denn auch hier besteht eine dreijährige Verjährungsfrist beispielsweise für Rückzahlungsforderungen.

Die Steuerbescheide und die eingereichten Steuerunterlagen sollten mindestens fünf, besser zehn Jahre aufbewahrt werden. Denn Steuerpflichtige können innerhalb von fünf Jahren nach Zugang der Steuererklärung für versehentlich falsch gemachte Angaben und innerhalb zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Außerdem sind Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro gemäß Paragraf 147a AO (Abgabenordnung) verpflichtet, ihre Steuerunterlagen und ihre Kontoauszüge mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

Diese Dokumente nie wegwerfen

Die Rentenhöhe wird normalerweise von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) berechnet. Allerdings sollte man alle Unterlagen, die als Nachweis über rentenrelevante Versicherungszeiten gelten, wie Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über Rentenzeiten, Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten nicht wegwerfen. Denn damit lassen sich Unstimmigkeiten mit der DRV bezüglich der rentenrelevanten Zeiten und Beträge leichter klären. Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sind mindestens 30 Jahre aufzubewahren.

Geburts- und Heiratsurkunde, Rentenbescheide, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse sowie der Führerschein, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie, wie ein Notarvertrag, sollten gar nicht entsorgt werden. Versicherungsverträge sowie Verträge über Spar- und Darlehen, Geldanlagen und Kredite sind mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit, besser noch darüber hinaus aufzubewahren – und zwar mit allen Vertragsänderungen und Mitteilungen. Damit sind entsprechende Nachweise immer noch möglich.

Tipp: Alle wichtigen Unterlagen, wie Heiratsurkunde, Schul- und Arbeitszeugnisse, Kfz-Papiere und Versicherungspolicen sollten kopiert und die Kopien an einem externen Ort gelagert werden. Alternativ kann man die Originale auch einscannen und die Scandaten in einem sicheren Cloudspeicher ablegen. Sollte nämlich die Wohnung zum Beispiel durch einen Brand zu Schaden kommen, sind diese Kopien und Scans als Nachweise von großer Bedeutung. Kopieren oder einscannen sollte man auch alle Belege auf Thermopapier, da diese nach kurzer Zeit unleserlich werden.

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